De voor- en nadelen van gecentraliseerd debiteurenbeheer bij een gemeente

ICT-systemen centraliseren zodat het debiteurenbeheer verbetert klinkt mooi, maar is dit ook voor elke gemeente geschikt? Dit zijn de voor- en nadelen op een rij.

Voordelen

  • Meer grip op de administratie , doordat er nog maar één systeem is waarin gegevens bekeken
  • Minder menselijke fouten, doordat gegevens geautomatiseerd worden gedeeld.
  • Software-updates kosten minder tijd omdat er minder systemen zijn.
  • Minder leveranciers nodig en daarmee een kleinere investering in tijd en geld.
  • Wanneer het systeem aangepast moet worden door vragen die er zijn gesteld, kan dit makkelijker gedaan worden omdat het maar om één systeem gaat.
  • Informatieverstrekking naar derden is eenvoudiger. Het is snel inzichtelijk wat de status is van een burger.

Nadelen

  • De organisatie moet erop ingesteld zijn. Als afdelingen gewend zijn om met verschillende systemen te werken, kan dit een drempel zijn.
  • Als het nieuwe centrale systeem nog niet wordt gebruikt, moeten medewerkers getraind worden.
  • Updates kunnen voor de hele organisatie gevolgen hebben, terwijl dit misschien eerder voor een klein gedeelte van invloed was.
  • Financieel medewerkers moeten nog meer nadenken over de impact van gegevens in het systeem. Welke stappen worden er genomen en wat wordt er met wie gedeeld?

Het proces goed begeleiden

Aangezien systemen centraliseren voor- en nadelen heeft, kunnen de nadelen geminimaliseerd worden door aandacht te besteden aan de inrichting en hoe de medewerkers hiermee omgaan. De inrichting moet antwoord geven op de vragen die er binnen de organisatie zijn: publiekrechtelijk of privaatrechtelijk of misschien wel over een ouderdomsanalyse. Voor de financieel medewerker is het van belang dat deze realiseert hoe het centrale systeem impact heeft op de debiteur. Welke stappen vinden waar plaats in het proces?

Het centraliseren van systemen is een investering waarvan gemeenten  goed moeten begrijpen welke impact het heeft. Wanneer het succesvol is doorgevoerd, is het wel een investering op de lange termijn die voor iedereen beter werkt. Met de juiste begeleiding zijn de medewerkers voorbereid op een betere dienstverlening voor burgers en betrokken organisaties.