In de leer bij buurgemeenten. Dit is waarom het zo logisch is

Waarom zou je allemaal zelf het wiel uitvinden? Nee, Tosca Brog, coördinator automatisering bij de gemeente Waddinxveen, liep een dag mee in Veere en zag hoe die gemeente met haar infrastructuur de cloud in ging. Drie redenen waarom elke gemeente volgens Tosca zou moeten leren van het ‘beste jongetje van de klas’.

Gluren bij de buren, het is zo logisch als wat. Sterker nog, het is niet van deze tijd om het niet te doen. Als gemeente wil je namelijk het beste. Het beste voor je gemeente, de burgers, bedrijven, je medewerkers. Het maakt niet uit op welk vlak. Of er nu een nieuwe wet ten uitvoer moet worden gebracht of de ICT-infrastructuur de cloud in moet, het hoort bij je werk, bij je ontwikkeling om je optimaal te verdiepen in het vraagstuk. En dus ook om te leren van de ervaringen van een ander. Drie voordelen die het jou kan opleveren:

  • De sterke aspecten kopiëren

Ga voor het oplossen van een bepaald vraagstuk op zoek naar het beste jongetje van de klas. Of jongetjes. Kijk hoe zij het doen en neem de goede, sterke aspecten als bagage mee naar je eigen situatie. Deze aspecten vormen quick wins, handvatten om snel grote vorderingen te maken. De besten van de klas hoeven overigens niet per se andere gemeenten te zijn, organisaties in een hele andere bedrijfstak zijn evenzo een goede leerschool.

  • Fouten vermijden

Door te zien hoe anderen het doen, zie je ook waar die anderen tegenaan lopen of tegenaan gelopen zijn. Welke fouten zij hebben gemaakt. Als anderen je zijn voorgegaan, is de kans groot dat zij de kinderziektes van het project hebben ondervonden. En mogelijkerwijs reeds het hoofd hebben geboden. Deze fouten kun jij vermijden.

  • Tijdwinst boeken

Als een ander iets heeft bedacht, heeft uitgezocht, dan heeft ten aanzien van het project, het planningsproces, de uitvoering en de implementatie al het nodige onderzoek en voorwerk plaatsgevonden. Dat scheelt jou onnodig werk. En levert je dus een heleboel tijdwinst op. Daarbij geldt voor velen nog altijd het principe ‘tijd is geld’.

 

Nieuwe rol systeembeheerder

Wat ik heb geleerd van een dag meekijken met de gemeente Veere, is dat de rol van de systeembeheerder compleet verandert door de infrastructuur onder te brengen in de cloud. Zo is de systeembeheerder minder inhoudelijk gefocust, maar voert hij meer de regie over de processen. Veere heeft mij doen inzien dat de systeembeheerder in staat is gebleken zijn nieuwe rol op te pakken, dat voor veel ambtenaren hun werk veranderde, maar dat ze tegelijkertijd nog wel hun ei kwijt kunnen in hun werk.

 

Zo voorkom je weerstand ten aanzien van veranderingen

Veranderingen, zoals in het werk, zijn vaak eng. Bijvoorbeeld wanneer je er als organisatie toe overgaat de infrastructuur van je organisatie in de cloud te laten hosten door een externe marktpartij. Hoe beweeg je mensen dan toch in de juiste richting? Hoe krijg je je mensen mee? Het antwoord schuilt in betrokkenheid. Creëer betrokkenheid onder de mensen. Maak ze deelgenoot van de verandering. Vooral door de mensen zelf de verandering, en bijkomende aspecten, te laten initiëren. Als een verandering van bovenaf wordt opgelegd, ben je in feite al voorbij aan het momentum.

 

Het lijkt allemaal heel bijzonder om te gluren bij de buren. Maar het valt allemaal wel mee. Het is eerder een vanzelfsprekendheid. We staan er immers ook niet raar van te kijken dat door de decentralisatie van overheidstaken naar lokale overheden er vaker samenwerkingsverbanden ontstaan tussen gemeenten, zoals op het gebied van sociale zaken en belastingen. Waarom dan niet op het gebied van ICT de koppen bij elkaar steken?

 

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *