In 5 stappen naar een succesvolle cloud-omgeving

Een blog van Geert Ridderbos, hoofd bedrijfsvoering gemeente Veere.

Geen omkijken meer hebben naar het inrichten en onderhouden van en het investeren in ICT-infrastructuur. Gemeente Veere bracht de hosting, en daarmee het technisch beheer en onderhoud van applicaties, platformen en servers, onder bij een externe marktpartij. Voor een succesvolle overgang naar de cloud doorliep gemeente Veere 5 stappen.

De gemeente Veere is een van de eerste gemeenten die ervoor heeft gekozen om volledig met haar kernapplicaties naar de cloud over te stappen. Eind 2014 was de gemeente helemaal ‘over’. De 5 stappen die gemeente Veere doorliep om zover te komen.

 

  1. Visie

‘Het proces om naar de cloud te gaan, begint vanuit een gedeelde visie van je organisatie. En dus niet vanuit een vakafdeling of ICT-belang. Luister intern goed naar het collegeprogramma bijvoorbeeld: wie wil je zijn als gemeente, wat is daarvoor nodig? Als daarin met enige regelmaat “digitalisering van de dienstverlening” voorkomt en “dichtbij de burger”, dan moet je de vertaling maken naar jouw vak. Oftewel, hoe kun je de visie van de organisatie invullen vanuit jouw afdeling? Door de visie van de organisatie als vertrekpunt te nemen, vermijd je draagvlak- en budgetdiscussies. Onze visie is “Veere altijd dichtbij”. Veere wil een bestuurskrachtige zelfstandige gemeente zijn die door samenwerking middenin de maatschappij staat en die met excellente dienstverlening burgers, bedrijven en bezoekers ondersteunt. Wij focussen ons op onze primaire taken als lokale overheid. Om die reden zijn we naar de cloud gegaan en worden wij op het gebied van ICT ontzorgd door onze leverancier.’

 

  1. Capaciteit van je medewerkers

‘Ontzorging op het gebied van infrastructuur en technisch beheer door een externe partner is alleen maar mogelijk als die marktpartij volledig op de hoogte is van wat jij als gemeente nodig hebt. Je moet dus over mensen in je organisatie beschikken die in staat zijn jouw leverancier te informeren, die op detailniveau jouw vraag en die van de burgers weten te formuleren. Bovendien moeten zij de capaciteit hebben om de regie te houden. Blijf te allen tijde eigen baas en zoveel mogelijk onafhankelijk. Als je niet in staat bent de regie te voeren naar je leverancier, hoe kun je dan als gemeente naar je burgers toe de regie voeren op overheidstaken? Zorg ervoor dat je je organisatie hier klaar voor maakt en daar hoort natuurlijk ook opleiding, training en coaching van de eigen mensen bij.’

 

  1. Financieel instapmoment

‘Werk toe naar een gunstig overstapmoment. Doorgaans is het financieel gunstiger om naar de cloud te gaan en de hosting, het beheer en onderhoud, bij een externe partij onder te brengen juist op het moment dat je voor grotere (vervangings)investeringen staat. Breng je alles onder bij een externe marktpartij, dan komen dergelijke investeringen voor zijn rekening en niet voor die van jou. Breng in kaart wanneer je investeringen verwacht te moeten doen en stel aan de hand daarvan een migratieplan op.’

 

  1. Afspraken met leverancier

‘Voor een goed werkbare cloud-omgeving zijn afspraken met de leverancier essentieel. Bijvoorbeeld op het gebied van regulier onderhoud. Wanneer vinden updates van het systeem plaats? Spreek voor updates bijvoorbeeld altijd zo’n moment af dat de leverancier efficiënt kan werken én dat het jou ook uitkomt. Hetzelfde geldt ten aanzien van storingen. We hebben het hier over de “harde” kant van de relatie tussen gemeente en leverancier. Maar belangrijk is dat je een leverancier zoekt waarvan je een goed gevoel hebt, waarmee je het gevoel hebt er samen uit te komen, zonder direct terug te hoeven vallen op het Service Level Agreement.’

 

  1. Het belang van gebruikers

‘Medewerkers, burgers, bedrijven, bezoekers, het zijn de gebruikers van onze systemen. Het enige dat zij verwachten is 24/7 beschikbaarheid van onze systemen, dat zij op elk gewenst moment digitaal onze diensten kunnen afnemen. Dat zien zij als een vanzelfsprekendheid. Wanneer systemen niet optimaal werken, ervaren gebruikers dat als achteruitgang. Als gemeente kun je je dat niet veroorloven, dat gaat immers ten koste van je bestaansrecht.’

 

‘Stap als gemeente niet zomaar over naar de cloud. Ga voortvarend te werk en overwin eventuele hobbels die een mogelijke cloud-omgeving en migratie ernaartoe met zich mee brengen.’

 

Geert Ridderbos

Hoofd bedrijfsvoering gemeente Veere

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *