‘De cloud ontzorgt’
Sabewa Zeeland is in 2013 ontstaan uit Sabewa (een belastingsamenwerking van vijf gemeenten), de Zeeuws-Vlaamse gemeenten en Waterschap Scheldestromen. Bij de fusie is er voor gekozen de applicaties in de cloud te plaatsen. De voornaamste reden hiervoor was dat zij graag ontzorgt wilden worden in het technisch beheer. Met acht deelnemende gemeenten en een Waterschap bezit Sabewa Zeeland een grote hoeveelheid data. Om deze reden hadden zij behoefte aan een andere structuur. Daarbij wilden zij de kwetsbaarheid van de organisatie verlagen.
Gemeenten zijn minder kwetsbaar als zij in de cloud zitten. Door gebruik te maken van de cloud profiteert de gemeente van een aantal zaken die centraal door PinkRoccade geregeld en bijgehouden worden in plaats van dat elke gemeente dit apart zou doen. Deze schaalvoordelen zijn als volgt:
- Het gebruik kunnen maken van de ervaring en kennis van specialisten. IT ontwikkelingen gaan snel, dit vergt regelmatig trainingen. Bovendien kan een specialist de ervaring die hij van systeem gemeente A opdoet, ook gebruiken bij systeem gemeente B.
- Het gebruik kunnen maken van verschillende specialisten. Doordat de core-business van PinkRoccade software ontwikkelen en beheren is, kunnen wij, mocht het nodig zijn veel specialisten inzetten op een specifiek moment. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een beveiligingsissue. Deze rol heeft een gemeente vaak niet zomaar ingevuld.
- Technische faciliteiten zijn minimaal dubbel uitgevoerd. Zoals de twee datacenters waar de omgevingen in staan, maar ook servers en netwerkvoorzieningen. Als één firewall uitvalt merkt een gemeente hier niks van.
- State-of-the-art infrastructuur. Door alleen gebruik te maken van A-merk componenten waar 24/7 ondersteuning op is, mocht het mis gaan. Daarnaast worden er testen uitgevoerd door derden, die proberen de cloud omgeving aan te vallen. Deze testen zijn kostbaar, maar omdat ze maar één keer hoeven te worden voor alle cloud klanten, vallen de kosten mee.
Voordelen van de cloud
Mirjam, Adviseur gegevensbeheer en informatievoorziening bij Sabewa Zeeland, vertelde wat de cloud hen tijdens hun dagelijkse werk aan voordelen biedt. Eén belangrijk voordeel is dat het systeem gemonitord wordt. Hierdoor worden verstoringen gemeld, zodat er direct actie op ondernomen kan worden. Daarbij worden storingen ook voorkomen. Dreigingen worden gesignaleerd en direct opgelost. Hierdoor merkt de klant niet eens dat er een dreiging is geweest.
Wanneer een gemeente niet in de cloud zit en er vindt een storing plaats. Dan moeten zij dit zelf oplossen of als ze er niet uit komen, de helpdesk bellen. Als gevolg hierop wordt er bij de gemeente ingebeld en gaat men aan de slag met de informatie die gedeeld is vanuit de gemeente en die zij zelf op dat moment vergaren. Deze manier van werken is reactief en daardoor veel langzamer.
Wanneer de klant een remote beheer contract heeft afgenomen, dan is in principe hetzelfde van toepassing op de omgeving als bij de cloud. Alleen is er dan minder controle over de omgeving. Als er iets mis is met de hardware of het netwerk, dan zal de klant dit zelf moeten oplossen.
Tips & tricks
Een belangrijk aspect volgens Sabewa Zeeland, is het overleggen van de verantwoordelijkheid. Welke partij is verantwoordelijk voor het functioneel beheer en welke partij voor het technisch beheer. Andere tips zijn het investeren/behouden van ICT kennis. Je hebt nog steeds de juiste mensen nodig die onder andere inzicht hebben in databases en datastructuren. Investeer ook in het behoud van een functioneel beheerder. Deze houdt de data op orde, geldt als interne vraagbaak en is tevens het externe aanspreekpunt. Doordat je als organisatie je ICT kennis behoud, blijf je een volwaardige sparringpartner, wat de communicatie over en weer beter maakt.
Sabewa Zeeland heeft dit aangepakt door te investeren in personeel. Zij hebben onder andere Mirjam aangenomen op een nieuw gecreëerde functie. Zij is onderdeel van het cluster Gegevensbeheer. Haar collega’s komen uit het belastingen vakgebied en hielden zich al eerder bezig met functioneel beheer.
Compleet overtuigd
Sabewa Zeeland kan zich nu bezig houden met de kwaliteit van data in plaats van het technische beheer. Dit is waar zij het voor gedaan hebben. Mirjam was vooraf sceptisch over ‘de cloud’, maar is inmiddels overtuigd van de voordelen die de cloud te bieden heeft!